Planejar significa estabelecer um direcionamento, definir metas, prever resultados, agir de forma deliberada, racional; com consciência das diversas variantes que envolvem o conjunto de atividades que se pretendem realizar. O planejamento tem várias utilidades, evitam o desperdício de recursos, de tempo, e auxilia na execução das atividades de forma mais eficaz. Ao planejar, você está depositando uma crença na capacidade de alterar o futuro e, em especial, está entendendo que não pode ficar a mercê do destino. Antônio Luiz de Paula e Silva, em publicação sobre o tema, enfatiza: "O planejamento representa uma busca para assumir o futuro, o destino, que está nas mãos de cada pessoa: essa é uma crença fundamental necessária para entrar num planejamento: de que o futuro poderá ser aquele que se quer". Nos crescentes desafios em busca de profissionalização, não cabe mais a falta de planejamento nas atividades produtivas. Perde muito tempo quem não planeja o seu futuro; está fadado a perder espaço o grupo que não quer perder tempo planejando.
A NECESSIDADE DO PLANEJAMENTO
O ato de planejar pode acontecer também na vida pessoal. Numa mudança você faz planejamento quando organiza uma listagem de móveis e objetos, identifico a melhor data, mede espaços e define formas de transporte, o que, certamente, evitará aborrecimentos e até fará economia de recursos. No seu arsenal de lembranças deve haver a memória daquele dia em que o caminhão chegou e a geladeira não estava descongelada, e o armário não passou no corredor e um marceneiro teve que ser chamado às pressas, cobrando mais caro. Isso aconteceu por falta de planejamento. O planejamento pode ser assimilado na vida pessoal, como uma opção para a otimização das tarefas domésticas. Porém, a diversos setores da vida em que nem é bom planejar. A espontaneidade é muito bem vinda nas relações afetivas, nos momentos de diversão. Mas se esta é uma opção na vida pessoal, entretanto, no mundo do trabalho o planejamento é uma regra de sobrevivência. Entendendo a atividade cultural como diletantismo (embora os artistas fazem o uso da improvisação em seus processos criativos), na gestão da atividade cultural precisa se evitar o imediatismo e se adotar sempre a via do planejamento.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Nos últimos anos tem estado em moda o planejamento estratégico, e ele até é o mais recomendável. Este tipo de planejamento passou a tomar corpo quando determinados setores do mercado adaptaram para sua realidade algumas estratégias militares. O planejamento estratégico disseminou-se de tal modo no mundo corporativo que passa a ser quase que estágio obrigatório para uma empresa que deseja crescer. E diversas Ong's e grupos culturais vêm adotando este modelo de planejamento e estruturando melhor a seu gestão. Começa por um estudo interno, em que se mede, lista, checa as condições internas, numa ação de auto-conhecimento. No planejamento estratégico, deve se perguntar: Quem somos... Qual a nossa missão... Quais são os nossos valores... Qual a capacidade produtiva... Qual a vocação... Quais as fraquezas e as fortalezas... Com o mesmo rigor, deve se fazer uma análise do mundo externo, observar as tendências de mercado, a legislação, conjuntura social, econômica e política. Há, neste processo de planejamento, um paralelo entre os pontos fortes e os pontos fracos; o que se tem de potencial e o que se tem de dificuldades. Mas, não adianta dizer que está sendo feito um planejamento estratégico se todos os integrantes não usarem este momento para uma reflexão profunda sobre a conjuntura interna e externa e, em especial, este é o momento de perceber a identidade, a missão. Porém, este é um processo que deve ser feito de forma participativa, selecionando as estratégias mais adequadas para o grupo, entidade ou empresa. E, independente da metodologia escolhida, existe uma pergunta fundamental no planejamento: Qual a direção... Não adianta ter instrumentos sofisticados, se não ficar claro para todos a direção que se quer seguir, o ponto aonde quer chegar, a missão que se quer cumprir.
DO PLANEJAMENTO SAI O PROJETO
Cada uma das diretrizes surgidas no planejamento pode apontar os projetos que mais se encaixam para um futuro a médio ou longo prazo. Uma instituição quando passa por um processo de planejamento escolhe os projetos de forma mais segura; da preferência aqueles que refletem a verdadeira vocação do grupo. Este é o melhor caminho para se chegar aos projetos que vão ter mais chance de convencer, por espelharem de forma mais profunda a realidade vivenciada.
O CICLO DO PROJETO
Cada projeto tem um ciclo de vida. Ele passa por várias etapas, desde o momento do planejamento, até a fase da prestação de contas. Pode se dar em meses, como pode levar anos entre o seu inicio e o término. Não se pode esperar que um único projeto solucione todos os problemas, que salve o planeta, que revolucione o mundo. Cada projeto, cada plano, cada programa tem uma função específica e deve ser feito em etapas. Se você pensa que elaborar um projeto difícil, executá-lo vai demandar muito mais esforço, dedicação e competência. Prestar contas, fechar relatórios também são fases decisivas num projeto e merecem toda a atenção. É importante perceber se o projeto que está sendo executado vai poder cumprir todas as etapas necessárias. Cada ação bem desenvolvida num projeto gera um ciclo virtuoso, que tem papel importantíssimo para a conquista de novas parcerias. É muito mais provável que um patrocínio aconteça quando há um projeto antecedente bem realizado. Pode haver demora para se conseguir a aprovação do primeiro projeto, pode ser difícil encontrar a primeira porta que se abra, mais depois de conquistar uma chance, faça bem feito. Neste aspecto, é válida a participação em projetos de terceiros para se ganhar experiência. Gestão é um tema que merece atenção. Caso o projeto que você esteja elaborando seja aprovado, vai ser preciso gerir processos, pessoas, informações. É importante pensar sobre isso durante a fase de elaboração. Para entender melhor o ciclo de um projeto, analise o quadro.
ESTRUTURANDO O PROJETO
ESTRUTURA DO PROJETO CULTURAL
Na elaboração de um projeto, há um corpo a ser estruturado. A ideia, que é algo difuso, precisa ganhar concretude e ser apresentada de forma organizada. Na construção de um projeto, várias perguntas pedem respostas. A tabela abaixo apresenta os principais itens de um projeto cultural. Em cada item, implicitamente, é feita uma pergunta-chave. Reflita sobre as perguntas e vá, gradativamente, encontrando as respostas; modelando o corpo do seu projeto; construindo esta estrutura. Apresento este modelo abaixo como sugestão de estrutura para projetos culturais. Ele atende a vários itens que estão sendo usados nos principais editais de empresas e leis de incentivo, mas podem sofrer alterações, acréscimos e/ou apresentar outros itens de acordo com o tipo de edital.
01. Identificação (O que é?)
02. Objetivos (Pra quê?)
03. Justificativa (Por quê?)
04. Público-alvo (Pra quem?)
05. Localização (Onde?)
06. Prazo de execução (Quando?)
07. Desenvolvimento das ações (Como?)
08. Planilha orçamentária (Quanto?)
09. Retorno institucional (Quais os ganhos?)
10. Histórico do Proponente (Quem somos?)
É importante observar o que pedem os formulários que as instituições disponibilizam; eles podem apresentar diferentes formas de enunciar as perguntas. Por isso, é importante aprender a interpretar o que pede cada projeto a ser elaborado.
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